Thủ tục gửi hàng từ Canada về Việt Nam đơn giản, chi tiết
Khi cần gửi quần áo, quà tặng hoặc đồ dùng cho gia đình, nhiều người thường thắc mắc thủ tục gửi hàng từ Canada về Việt Nam có phức tạp và phải chuẩn bị những gì. Thực tế, nếu xác định rõ loại hàng, chuẩn bị đúng thông tin người gửi – người nhận và khai báo chính xác ngay từ đầu, quá trình gửi sẽ dễ theo dõi hơn. Đặc biệt, các yêu cầu về giấy tờ, hải quan và điều kiện tiếp nhận có thể khác nhau tùy loại hàng và hình thức vận chuyển. Bài viết dưới đây giúp bạn nắm từng bước cần chuẩn bị trước khi gửi kiện hàng về Việt Nam.
Hướng dẫn thủ tục gửi hàng từ Canada về Việt Nam
Thủ tục gửi hàng từ Canada về Việt Nam nên được thực hiện theo từng bước từ kiểm tra hàng, khai báo thông tin đến bàn giao và theo dõi kiện. Mỗi hình thức vận chuyển có thể có yêu cầu riêng, nhưng điểm chung là thông tin hàng hóa phải chính xác và kiện cần đáp ứng điều kiện của đơn vị tiếp nhận cũng như quy định tại điểm đến. Với hàng gửi qua Canada Post, hàng hóa gửi quốc tế cần khai báo hải quan; chứng từ cụ thể phụ thuộc dịch vụ, nội dung kiện và quốc gia nhận.
Bước 1: Kiểm tra và phân loại hàng hóa
Trước khi đóng thùng, bạn nên liệt kê cụ thể từng món dự định gửi và kiểm tra điều kiện vận chuyển. Đây là bước quan trọng trong thủ tục gửi hàng từ Canada về Việt Nam, đặc biệt với thực phẩm, mỹ phẩm, sản phẩm chứa pin hoặc các mặt hàng có yêu cầu riêng. Không nên dựa vào danh sách cũ hoặc kinh nghiệm của lần gửi trước vì điều kiện có thể thay đổi. Canada Post cũng yêu cầu người gửi kiểm tra hàng cấm, hàng hạn chế và các giấy phép, chứng nhận hoặc hóa đơn có thể áp dụng theo quốc gia đến. Nếu chưa chắc một sản phẩm có được tiếp nhận hay không, nên xác nhận trước với đơn vị vận chuyển rồi mới đóng chung vào kiện.
Bước 2: Kê khai thông tin kiện hàng
Sau khi kiểm tra loại hàng, bạn cần chuẩn bị đầy đủ thông tin người gửi, người nhận và nội dung bên trong kiện. Các dữ liệu cơ bản thường gồm họ tên, địa chỉ, số điện thoại, tên từng sản phẩm, số lượng, trọng lượng và giá trị khai báo. Với Canada Post, người gửi còn cần khai lý do xuất khẩu và mô tả chính xác từng món trong phần khai báo hải quan. Trong thủ tục gửi hàng từ Canada về Việt Nam, nên tránh những mô tả quá chung như “quà tặng” hoặc “đồ dùng”. Thay vào đó, hãy ghi rõ loại sản phẩm để thông tin phản ánh đúng thực tế và thuận tiện hơn khi kiện được kiểm tra trong quá trình vận chuyển.
Bước 3: Đóng gói và cân đo kiện hàng
Hàng nên được đóng bằng thùng chắc chắn và sử dụng vật liệu bảo vệ phù hợp với đặc tính sản phẩm. Đồ dễ vỡ cần được chèn để hạn chế va đập, trong khi quần áo hoặc vật dụng mềm có thể sắp xếp gọn nhằm giảm khoảng trống không cần thiết. Sau khi hoàn tất đóng gói, hãy cân lại trọng lượng và đo chiều dài, rộng, cao của kiện để cung cấp dữ liệu chính xác khi báo giá. Trong thủ tục gửi hàng từ Canada về Việt Nam, không nên mặc định một công thức trọng lượng thể tích áp dụng cho mọi đơn vị vì cách tính có thể khác theo hãng và dịch vụ. Người gửi nên sử dụng số đo thực tế và kiểm tra cách tính cước trực tiếp trên hệ thống của đơn vị vận chuyển.
Bước 4: Chọn hình thức vận chuyển và bàn giao hàng
Sau khi kiện đã sẵn sàng, bạn có thể lựa chọn Canada Post, hãng chuyển phát quốc tế hoặc đơn vị hỗ trợ tuyến Canada – Việt Nam. Mỗi phương thức có quy trình tiếp nhận, chứng từ và điều kiện dịch vụ khác nhau nên cần kiểm tra trước khi bàn giao. Trước khi hoàn tất thủ tục gửi hàng từ Canada về Việt Nam, nên đối chiếu lại tên người nhận, số điện thoại, địa chỉ, nội dung hàng và thông tin kiện. Nếu đã thêm hoặc bớt sản phẩm sau khi báo giá, hãy cập nhật lại để dữ liệu trên đơn khớp với kiện thực tế.
Bước 5: Thanh toán và lưu mã theo dõi
Sau khi kiện được tiếp nhận và thông tin được xác nhận, người gửi thực hiện thanh toán theo phương thức của đơn vị vận chuyển. Hãy lưu lại hóa đơn, xác nhận đơn và mã tracking để thuận tiện kiểm tra trạng thái trong quá trình vận chuyển. Với Canada Post và nhiều dịch vụ chuyển phát, mã theo dõi được tạo cùng thông tin vận chuyển tùy loại dịch vụ được sử dụng. Đây là bước cuối của thủ tục gửi hàng từ Canada về Việt Nam, nhưng bạn vẫn nên tiếp tục kiểm tra đơn cho đến khi người nhận tại Việt Nam xác nhận đã nhận được hàng.
Thủ tục gửi hàng từ Canada về Việt Nam cần giấy tờ gì?
Khi tìm hiểu gửi hàng Canada về Việt Nam cần giấy tờ gì, bạn cần lưu ý hồ sơ có thể thay đổi theo loại hàng, giá trị khai báo và hình thức vận chuyển. Một số giấy tờ cơ bản thường liên quan đến khai báo hải quan, vận đơn và thông tin hàng hóa. Với mặt hàng đặc biệt hoặc hàng thương mại, có thể cần thêm hóa đơn, giấy phép hoặc chứng nhận phù hợp.
Tờ khai hải quan
Tờ khai hải quan dùng để cung cấp thông tin về hàng hóa gửi quốc tế. Nếu gửi qua Canada Post, kiện hàng có thể sử dụng CN22, CN23 hoặc mẫu khai tích hợp tùy dịch vụ và giá trị hàng. Nội dung thường gồm tên hàng, số lượng, trọng lượng, giá trị, mục đích gửi và thông tin hai bên. Với hãng vận chuyển khác, khai báo có thể được thực hiện trực tiếp trên hệ thống điện tử.
Vận đơn và thông tin người gửi, người nhận
Vận đơn hoặc nhãn vận chuyển giúp xác định kiện hàng và phục vụ theo dõi trong suốt hành trình. Người gửi cần cung cấp họ tên, địa chỉ, số điện thoại và mã bưu chính khi có của cả hai bên. Một số trường hợp có thể cần bổ sung giấy tờ xác minh danh tính, nhưng Passport hoặc CCCD không phải mặc định bắt buộc cho mọi kiện khi thực hiện thủ tục gửi hàng từ Canada về Việt Nam.
Hóa đơn và chứng từ xác định giá trị hàng
Hóa đơn mua hàng hoặc Commercial Invoice thường cần được lưu lại với hàng có giao dịch thương mại, sản phẩm mới hoặc mặt hàng có giá trị. Chứng từ này giúp thể hiện tên hàng, số lượng và giá trị thực tế khi cần đối chiếu. Với quà tặng cá nhân, hóa đơn thương mại không phải lúc nào cũng bắt buộc, nhưng người gửi vẫn cần khai giá trị hàng hóa trung thực và phù hợp với thực tế.
Giấy phép và chứng nhận đối với hàng có điều kiện
Một số mặt hàng như thực phẩm, mỹ phẩm, sản phẩm y tế hoặc hàng chứa pin có thể cần kiểm tra thêm giấy phép hay chứng nhận chuyên ngành. Yêu cầu cụ thể phụ thuộc vào loại sản phẩm và quy định tại thời điểm gửi. Vì vậy, nếu chưa chắc về thủ tục gửi hàng Canada về Việt Nam cần giấy tờ gì, bạn nên cung cấp tên và đặc điểm hàng hóa để kiểm tra trước khi đóng kiện và bàn giao.
Các cách gửi hàng từ Canada về Việt Nam
Khi thực hiện thủ tục gửi hàng từ Canada về Việt Nam, bạn có thể lựa chọn bưu chính quốc tế, hãng chuyển phát nhanh quốc tế hoặc dịch vụ vận chuyển chuyên tuyến Canada – Việt Nam. Mỗi phương thức khác nhau về mức hỗ trợ, cách theo dõi và quy trình xử lý kiện hàng.
| Phương thức | Thời gian vận chuyển | Ưu điểm | Điểm cần lưu ý | Phù hợp với |
| Dịch vụ bưu chính quốc tế | Tùy dịch vụ, tuyến gửi và khu vực nhận | Điểm gửi phổ biến, quy trình tương đối rõ, người gửi có thể chủ động chuẩn bị kiện | Cần tự khai thông tin hàng hóa, kiểm tra điều kiện gửi và chuẩn bị chứng từ cần thiết | Người đã quen gửi hàng quốc tế và có thể tự thực hiện các bước khai báo |
| Hãng chuyển phát nhanh quốc tế | Tùy hãng và gói dịch vụ lựa chọn | Có hệ thống tracking, nhiều cấp độ dịch vụ và khả năng theo dõi kiện khá chi tiết | Chi phí và yêu cầu chứng từ có thể khác nhau theo loại hàng, dịch vụ và điểm đến | Người cần theo dõi rõ hành trình hoặc ưu tiên lựa chọn dịch vụ theo nhu cầu |
| Dịch vụ vận chuyển chuyên tuyến Canada – Việt Nam | Tùy đơn vị, loại kiện và quá trình xử lý | Có thể được hỗ trợ từ báo giá, kiểm tra hàng, đóng gói đến theo dõi kiện | Vẫn cần khai đúng loại hàng và kiểm tra riêng với những mặt hàng có điều kiện | Người muốn quy trình đơn giản, có người hỗ trợ từng bước |
iGLink cung cấp dịch vụ gửi hàng từ Canada về Việt Nam theo quy trình từ báo giá online, đóng gói, tiếp nhận tại kho Toronto hoặc hệ thống đại lý đến theo dõi đơn bằng mã tracking.
>> Xem thêm: Dịch vụ gửi hàng từ Canada về Việt Nam uy tín, giá rẻ – iGLink
Quy trình gửi hàng Canada về Việt Nam tại iGLink
Quy trình gửi hàng Canada về Việt Nam tại iGLink gồm 5 bước từ báo giá, đóng gói đến theo dõi kiện. Người gửi có thể chủ động chuẩn bị thông tin trước, đồng thời sử dụng các công cụ và điểm tiếp nhận của iGLink để quá trình gửi hàng thuận tiện hơn. Việc nắm rõ thủ tục gửi hàng từ Canada về Việt Nam ngay từ đầu cũng giúp hạn chế sai sót khi tạo đơn.
Bước 1: Báo giá online rõ ràng, minh bạch
Bạn dùng công cụ báo giá trực tuyến của iGLink để nhập cân nặng, kích thước và nơi gửi trên website để kiểm tra mức giá dự kiến. Với iGLink, bạn có thể báo giá online miễn phí, không cần gọi điện và chủ động chọn ngày gửi. Nên sử dụng số đo gần với kiện thực tế để mức ước tính sát hơn, từ đó dễ chuẩn bị chi phí trước khi bàn giao hàng.
Bước 2: Đóng gói kiện hàng đúng cách
Sau khi kiểm tra báo giá, bạn hoàn thiện kiện bằng thùng chắc chắn và vật liệu bảo vệ phù hợp với loại hàng bên trong. Đồ dễ vỡ nên được chèn kỹ, còn quần áo hoặc vật dụng mềm có thể sắp xếp gọn. Nếu cần hỗ trợ, iGLink có hướng dẫn đóng gói và hỗ trợ đóng gói miễn phí tại kho Toronto trước khi tiếp nhận kiện.
Bước 3: Gửi tại kho hoặc đại lý
Khi kiện đã sẵn sàng, bạn có thể mang hàng đến kho iGLink tại Toronto hoặc tìm đại lý iGLink gần bạn nhất, iGLink có hơn 40 đại lý tại nhiều khu vực ở Canada. Đây là điểm thuận tiện với người không ở gần kho chính. Trước khi đến, bạn nên kiểm tra địa điểm và giờ tiếp nhận để quá trình bàn giao diễn ra nhanh gọn hơn.
Bước 4: Thanh toán và xác nhận đơn
Sau khi kiện được tiếp nhận và thông tin đơn xác nhận, bạn có thể thanh toán bằng Interac e-Transfer hoặc thẻ theo phương thức iGLink hỗ trợ. Hóa đơn điện tử được cung cấp sau khi thanh toán, giúp bạn dễ lưu giao dịch và đối chiếu khi cần. iGLink cam kết không thu thêm phụ phí ngoài khoản đã được xác nhận.
Bước 5: Theo dõi đến khi giao tận tay
Sau khi gửi, bạn có thể dùng mã tracking để kiểm tra trạng thái kiện tại iglink.ca/theo-doi trong suốt hành trình. Khi hàng đến Việt Nam, đối tác giao hàng sẽ liên hệ người nhận để phối hợp giao tận nơi. Đây cũng là bước cuối trong thủ tục gửi hàng từ Canada về Việt Nam, giúp người gửi và người nhận chủ động nắm tình trạng kiện hàng.
Lưu ý khi thực hiện thủ tục gửi hàng từ Canada về Việt Nam
Trước khi hoàn tất thủ tục gửi hàng từ Canada về Việt Nam, bạn nên kiểm tra lại thông tin kiện, lưu các dữ liệu cần thiết và chủ động theo dõi hành trình giao hàng. Những bước nhỏ này giúp hạn chế sai sót và thuận tiện hơn nếu cần tra cứu hoặc phối hợp với người nhận tại Việt Nam.
Kiểm tra thông tin trước khi bàn giao
Trước khi giao kiện cho đơn vị tiếp nhận, hãy đối chiếu lại tên người nhận, số điện thoại, địa chỉ và danh sách hàng. Bạn cũng nên kiểm tra cân nặng, kích thước và tình trạng thùng để đảm bảo thông tin khớp với dữ liệu đã khai. Nếu đã thêm hoặc bớt sản phẩm sau lần báo giá đầu tiên, nên cập nhật lại trước khi bàn giao để tránh sai lệch thông tin.
Lưu lại mã tracking và hóa đơn
Sau khi hoàn tất bàn giao và thanh toán, hãy lưu mã tracking cùng hóa đơn điện tử ở nơi dễ tìm. Bạn có thể chụp màn hình mã vận đơn, lưu email xác nhận hoặc gửi mã cho người nhận tại Việt Nam. Việc này giúp hai bên chủ động tra cứu trạng thái đơn hàng.
Theo dõi trạng thái đến khi người nhận nhận hàng
Sau khi kiện bắt đầu được vận chuyển, bạn có thể theo dõi trạng thái bằng mã tracking trên hệ thống iGLink. Người nhận tại Việt Nam cũng nên được báo trước về kiện hàng và giữ số điện thoại hoạt động để phối hợp khi giao. Hãy tiếp tục theo dõi cho đến khi người nhận xác nhận đã nhận hàng để hoàn tất thủ tục gửi hàng từ Canada về Việt Nam.
>> Xem thêm: Phí gửi hàng từ Canada về Việt Nam bao nhiêu? Báo giá 2026
Nắm rõ thủ tục gửi hàng từ Canada về Việt Nam từ bước kiểm tra hàng, chuẩn bị giấy tờ đến bàn giao và theo dõi kiện sẽ giúp bạn chủ động hơn trong suốt quá trình gửi. Đặc biệt, nên khai báo đúng thông tin, kiểm tra trước các mặt hàng có điều kiện và lưu lại mã tracking sau khi hoàn tất đơn. Với iGLink, bạn có thể báo giá online, gửi hàng tại kho Toronto hoặc các đại lý phù hợp và theo dõi kiện trên hệ thống đến khi giao tại Việt Nam.
Thông tin liên hệ:
- Tel: +1 (289) 302-9368
- Zalo/WhatsApp: +84 933 693 588 · +1 (905) 867-1368
- Email: hello@iglink.ca
- Website: iglink.ca
- Fanpage Facebook: iGLink Canada – Gửi hàng, tiền về Việt Nam
Bài viết cập nhật lần cuối tháng 9/2026. Quy định hải quan và chính sách hãng vận chuyển có thể thay đổi – liên hệ iGLink để kiểm tra thông tin mới nhất.
